הטמעת מאנדיי, סביב הדרך שבה העסק שלך עובד.
ספייק, שותפה מוסמכת של monday.com, מטמיעה מאנדיי לעסקים בישראל: לוחות ו-CRM, אוטומציות, וחיבור לוואטסאפ, לאתר ולהנהלת החשבונות. העבודה בארבעה שלבים: אפיון בחינם, מסמך אפיון כתוב, בנייה לפי אבני דרך שמגיעות אליך לאישור, וחודש ליווי בחינם מהיום שהמערכת עולה.
עוד אין לך מאנדיי,
או שיש ואף אחד לא נכנס אליו.
פתחנו monday, כולם נכנסו בהתחלה, ואז חזרו לאקסל ולקבוצת הוואטסאפ. זה קורה כשהלוחות לא בנויים לפי הדרך שבה עובדים בפועל. באפיון עוברים על מה שכבר יש בחשבון, ובמסמך האפיון כתוב מה נשאר, מה מתקנים ומה בונים מחדש.
מתחילים מאפס, מאקסל ומוואטסאפ
הלקוחות יושבים באקסל, המשימות בראש והעדכונים בקבוצות וואטסאפ, וקשה לראות איך עוברים מזה למערכת בלי לעצור את העבודה. בונים את הלוחות לפי התהליך שעלה באפיון, מעבירים את הנתונים מהגיליונות, ומלמדים כל תפקיד את המסך שלו.
- מבנה לוחות לפי תהליך המכירה והתפעול שלך
- הגירה מהגיליונות הקיימים, אחרי ניקוי כפילויות
- תצוגה נפרדת לכל תפקיד, ולוח מאסטר למנהל
- טופס באתר שנופל ישר ללוח
- הדרכה לכל תפקיד על הלוחות שלו
יש monday, ואף אחד לא נכנס אליו
משלמים על רישיונות, בלוחות יש עמודות שאף אחד לא זוכר למה נפתחו, והצוות ממשיך לנהל גיליון משלו בצד. עוברים על החשבון הקיים, משאירים את מה שעובד, ובונים מחדש את מה שהצוות עוקף.
- סקירה של הלוחות, העמודות והאוטומציות שכבר קיימים
- רשימה כתובה של מה נשאר, מה מתקנים ומה נבנה מחדש
- שיחה עם מי שעובד בלוחות, כדי להבין איפה עוקפים את המערכת
- בנייה מחדש של הליבה, כשזה פשוט יותר מלתקן
- שמירה על הנתונים וההיסטוריה שכבר בחשבון
מהפנייה הראשונה ועד הסכם חתום,
ככה אנחנו בונים את זה ב-monday.
כמעט כל עסק שמקבל פניות רץ על אותו שלד: פנייה, בירור, פגישה ראשונה, הסכם, ואז העבודה עצמה. מה שמשתנה מעסק לעסק הוא מה בודקים לפני הפגישה. הלוח כאן בנוי לעורכי דין, ואצלם בודקים ניגוד עניינים.
פנייה נכנסת
פנייה מהאתר או מוואטסאפ נפתחת כפריט בלוח "פניות ולקוחות", עם סוג התיק, הצד שכנגד והמקור שממנו הגיעה.
השלב שמשתנה: ניגוד עניינים
בלוח הזה, לפני הפגישה הראשונה, הצד שכנגד נבדק מול התיקים הפעילים ומול פניות קודמות, והתוצאה נרשמת בפריט.
הסכם נחתם
כשהפנייה עוברת ל"הסכם שכר טרחה נחתם", נפתח תיק בלוח "תיקים פעילים" ומתחבר לפנייה שממנה הגיע.
בעסק אחר, השלב השני נראה אחרת. ככה הוא נראה בארבעה סוגי עסקים
monday לוח "פניות ולקוחות" כמו שאנחנו בונים אותו למשרד עורכי דין, מפנייה חדשה ועד הסכם נחתם.
השלד אותו שלד,
ולכל עסק בודקים אחרת.
מצא את הענף שלך וראה מה בודקים בו לפני הפגישה, מה סוגר את העסקה ומה נפתח אחריה. כל השאר, מהפנייה שנכנסת ועד המשימות שנפתחות, בנוי כמו בלוח שלמעלה.
| העסק | מאיפה מגיעות הפניות | מה בודקים לפני הפגישה | מה סוגר את העסקה | מה נפתח אחרי | המדריך לענף |
|---|---|---|---|---|---|
| עורכי דיןזה הלוח שבצילומים למעלה | האתר, וואטסאפ והמלצות | ניגוד עניינים: הצד שכנגד נבדק מול התיקים הפעילים ומול פניות קודמות | הסכם שכר טרחה חתום | תיק בלוח התיקים הפעילים, עם המשימות שלו ודרישת תשלום | CRM לעורכי דין: איך בוחרים |
| סוכני ביטוח | קמפיין, וואטסאפ והמלצות של לקוחות | בביטוחי חיים ובריאות: מה כבר יש ללקוח, לפי רשימת המוצרים שלו מהר הביטוח, אחרי שנתן הרשאת שימוש | טופס הצעה לביטוח חתום | הפוליסה נקלטת בתוכנת ניהול המשרד, וב-monday נפתח מחזור החידוש שלה | CRM לסוכני ביטוח מול תוכנת ניהול המשרד |
| קליניקות | וואטסאפ, טופס באתר וטלפון | איזה טיפול, אצל איזה מטפל ובאיזה סניף | תור ראשון ביומן | תזכורת לפני התור ומעקב אישור או ביטול. הרשומה הרפואית נשארת בתוכנת המרפאה | CRM לקליניקות לצד תוכנת ניהול המרפאה |
| רואי חשבון | המלצות של לקוחות קיימים והאתר | מה מצב התיק: מי המייצג היום, אילו דוחות ומועדי הגשה | מכתב התקשרות חתום | ייפוי כוח לייצוג ברשות המסים, שהלקוח מאשר באזור האישי, ורשימת מסמכים לאיסוף | CRM לרואי חשבון לצד חשבשבת |
את השלב הזה ממפים אצלך באפיון, כמו שהוא קורה בפועל, כולל החריגים.
העסק שלך לא בטבלה? השלד כנראה אותו שלד. ספר לנו מה בודקים אצלך לפני הפגישה הראשונה, ונמפה את זה באפיון, שהוא בחינם.
לתיאום שיחת אבחוןלוחות, אוטומציות ותצוגות,
מתוך monday עצמו.
כל צילום כאן הוא מסך אמיתי מתוך monday, מאותו מבנה שבלוח שלמעלה. התפריטים באנגלית כי לממשק של monday אין עברית, וכל מה שבנינו בתוכו כתוב בעברית.
אוטומציות בתוך monday
כל אוטומציה היא משפט אחד: איזה שינוי מפעיל אותה ומה קורה אחריו. הראשונה כאן פותחת תיק כשנחתם הסכם.
העדכונים על כל פנייה
סיכום השיחה הראשונה, האם נמצא ניגוד עניינים, והפגישה שנקבעה, רשומים על הפנייה עצמה.
תיקים פעילים, עם המשימות בתוך כל תיק
כל תיק מחובר לפנייה שממנה נפתח, והמשימות שלו יושבות בתתי פריטים עם סטטוס ותאריך יעד.
טופס פנייה באתר
הטופס בעברית ומימין לשמאל, וכל פנייה שנשלחת ממנו נפתחת כפריט חדש בלוח הפניות.
דשבורד למנהל
כמה תיקים פעילים, כמה שעות נרשמו, כמה פניות יש בכל שלב ומאיפה הן מגיעות.
monday מחובר
למערכות שהעסק כבר רץ עליהן.
החיבור לוואטסאפ, להנהלת החשבונות ולטופס באתר הוא חלק מההטמעה, ונכנס לאפיון כמו כל תהליך אחר. אם למערכת שלך יש API, סביר שנתחבר אליה. תוכנה ישנה שיודעת רק לייצא קובץ דורשת יותר עבודה, ולא כל מערכת חייבת להתחבר לכל מערכת. את זה מחליטים באפיון.
- פנייה מוואטסאפ נפתחת כפריט בלוח
- דרישת תשלום או חשבונית יוצאת מ-Morning כשמשתנה סטטוס
- חיבור לחשבשבת, פריוריטי או SAP
- וואטסאפ עובד דרך ה-API הרשמי של Meta בלבד
- מה שחורג מהאוטומציות של monday רץ ב-Make או ב-n8n, בחשבון של העסק
מה שרץ מחוץ ל-monday,
בנוי ב-n8n.
חלק מהעבודה קורה בין monday למערכות אחרות: וואטסאפ, האתר, Morning. את זה בונים ב-n8n או ב-Make, בתוך החשבון של העסק.
מוואטסאפ ומהאתר, ישר ללוח
התהליך מזהה אם הפונה כבר קיים, פותח פריט חדש בלוח הפניות או מוסיף עדכון לקיים, ושולח לפונה הודעת וואטסאפ שהפנייה התקבלה.
הבירור לפני הפגישה, כאן ניגוד עניינים
כל עסק בודק משהו אחר לפני הפגישה, ובלוח הזה, ניגוד עניינים: התהליך מחפש את הצד שכנגד בתיקים הפעילים ובפניות קודמות, ורושם בפריט אם נמצאה התאמה.
מהסכם חתום לדרישת תשלום
הסכם שנחתם פותח תיק בלוח התיקים, יוצר את המשימות שלו ושולח דרישת תשלום ב-Morning.
האפיון נגמר במסמך,
שנשאר אצלך בכל מקרה.
אי אפשר לתמחר עבודה שלא אופיינה, ולכן האפיון הוא שלב בפני עצמו ולא שאלה בטלפון. הוא בחינם, ובסופו יש לך מסמך אפיון כתוב. המחיר לבנייה נקבע אחריו, לפי מה שעלה בו.
אפיון
ממפים איך העסק עובד היום: מי מטפל בפנייה, איפה דברים נתקעים ומה עוד נעשה ביד. אם כבר יש monday, עוברים גם על מה שבנוי בו. השלב הזה בחינם.
מסמך
מסמך אפיון כתוב: התהליך כמו שהוא קורה בפועל, כולל החריגים, המערכות שצריך לחבר, ומה בונים ובאיזה סדר. לפיו נקבע המחיר, והוא נשאר אצלך גם אם לא ממשיכים איתנו.
בנייה
בונים את מה שאופיין, לפי אבני דרך שכתובות בחוזה. כל אבן דרך מגיעה אליך לאישור לפני שממשיכים, הצוות מקבל הדרכה על הלוחות שנבנו אצלך, וכל אוטומציה נמסרת עם תיעוד.
ליווי
כל פרויקט מקבל חודש ליווי בחינם, מהיום שהמערכת עולה, לתקן גם את מה שצץ רק כשהצוות עובד איתה באמת. אחרי החודש, שינויים נעשים מתוך בנק שעות שקונים מראש.
ומה אם monday
בכלל לא מתאים לך?
- כל מה שצריך הוא לוח משימות לכמה אנשים. התבנית המוכנה של monday תספיק, ונגיד לך את זה באפיון.
- הנהלת החשבונות, המלאי או השכר אמורים לעבור לתוך monday. אותם משאירים בחשבשבת, בפריוריטי או ב-Morning, ומחברים.
- תוכנה שבנויה לענף שלך כבר עושה את מה שצריך. גם את זה נגיד לך.
- רוצים להעביר את כל התהליכים של העסק ל-monday בבת אחת. מתחילים מהתהליך שהכי כואב, ומרחיבים אחרי שהוא עובד.
- מצפים שהמערכת תעבוד בלי שאף אחד אצלך ייתן לה זמן. האפיון צריך את מי שמכיר את התהליך, והבנייה צריכה איש קשר שמוסמך להחליט.
החשבונות רשומים על שם העסק,
והתיעוד נשאר אצלך.
הכל נבנה בתוך החשבונות של העסק, ב-monday וב-n8n או Make, והחשבונות, האוטומציות וההרשאות רשומים על שמו. כל אוטומציה נמסרת עם תיעוד: מה היא עושה, במה היא נוגעת ומה לבדוק כשהיא נעצרת. המערכת לא תלויה בנו כדי להמשיך לעבוד, גם אם מחר עובדים עם מישהו אחר.
מה חשוב לבדוק
לפני שמטמיעים מאנדיי.
למה צריך מטמיע מאנדיי, ולא להקים לבד?
אפשר להקים לבד, ובעסק עם תהליך אחד פשוט התבנית של monday לפעמים מספיקה. אז נגיד לך את זה. אבל ב-monday יש כל כך הרבה אפשרויות שקשה לדעת מאיפה מתחילים, ומבנה שנקבע בהתחלה קשה לשנות אחרי שהצוות כבר עובד עליו. מטמיע מאנדיי מביא את המבנה: אילו לוחות, איך הם מחוברים ומה רץ לבד, ומחבר את monday לוואטסאפ, לאתר ולהנהלת החשבונות.
לאילו עסקים מתאימה הטמעת מאנדיי?
הענף חשוב פחות ממה שנדמה. כל מערכת נבנית סביב תהליך מסוים, ולכן השאלה היא אם יש לתהליך אחראי וכללים שאפשר לכתוב. גם גודל החברה הוא לא הקריטריון, נפח הפניות כן: כמה פניות נכנסות, וכמה אנשים נוגעים בכל אחת עד שהיא נסגרת.
monday עובד בעברית?
התוכן כן: שמות הלוחות, העמודות, הטפסים, האוטומציות וההודעות נכתבים בעברית מלאה, וטקסט בטפסים ובעדכונים מיושר מימין לשמאל. הממשק עצמו, התפריטים והכפתורים, עדיין לא מתורגם לעברית, ומבנה הלוח נשאר משמאל לימין. במקום להתווכח על זה, הלוחות בעמוד הזה בנויים כולם בעברית.
איך עוברים מאקסל למאנדיי?
קודם מאפיינים את התהליך, ורק אחר כך מעבירים את הנתונים, כדי שהבעיות של הגיליון לא יעברו איתם. לפני ההעברה מנקים, כך שלקוח שכתוב בשלוש צורות הופך לרשומה אחת. אילו נתונים עוברים, ומאיזו תקופה, נקבע באפיון.
איך גורמים לצוות להשתמש במאנדיי?
החלק הקשה בכל הטמעה הוא שינוי הרגלים, ואין לזה קיצור דרך. לכן כל תפקיד מקבל תצוגה עם מה שהוא צריך, ההדרכה היא על הלוחות שנבנו אצלך, ובחודש הליווי מתקנים את מה שמפריע לעבוד עם המערכת ביום יום.
אפשר לחבר את monday לפריוריטי, לחשבשבת, ל-Morning ולוואטסאפ?
כן, והחיבורים הם חלק מההטמעה. בלוחות שבעמוד הזה, הסכם חתום יוצר דרישת תשלום ב-Morning, ופנייה מוואטסאפ נפתחת כפריט בלוח. וואטסאפ מתחבר דרך ה-API הרשמי של Meta בלבד. פריוריטי וחשבשבת מתחברות דרך הממשקים שלהן, ומה בדיוק עובר בין המערכות נקבע באפיון.
כמה עולה הטמעת מאנדיי?
מחיר בטלפון למערכת שעוד לא ראינו יהיה ניחוש. המחיר תלוי בכמה תהליכים בונים, כמה מערכות מחברים, כמה חריגים יש בתהליך ואיזה מידע עובר למערכת. את כל אלה בודקים באפיון, שהוא בחינם, והמחיר לבנייה נקבע אחריו, לפי מה שעלה בו.
45 דקות, ויש לךתוכנית
לא ברור לך מה העסק צריך? CRM, ERP, אוטומציות או סוכן AI? בשביל זה יש שיחת אבחון, והיא עלינו.